档案数字化

2024-01-10 10:54

公司拥有着完善的从研发到执行的服务体系,为各级党政机关、企事业单位提供各类量身定制的档案数字化解决方案。

包含文档的整理、扫描加工、索引建立、著录打印、刻录光盘或上传系统等工作,专注为您打造安全可靠、项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务


档案数字化建设意义

1、有利于档案信息的传输,实现档案信息共享

2、有利于保护档案原件

3、有利于档案信息资源的开发和利用

4、有利于电子政务和无纸化办公


服务范围介绍

1、智慧档案库房建设

       基于档案库房现状,建立一平台多系统,涵盖环境及安防的智能环境监控,主要监控对象包括:库房温湿度、空气质量、普通空调、加湿除湿净化消毒一体机、漏水、消防、视频监控、红外入侵、门禁、RFID智能档案管理、智能密集架系统接入等,实现7x24的全面集中监控和管理,保障环境及设备安全高效运行。


2、档案整理和数字化加工服务

(1)档案整理

       根据不同行业领域的案卷制定各类档案的整理标准及规范,严格按照标准的服务流程:移交案券、分类整理、装订归档、入库上架,将档案进行重新梳理。

       建立了一套标准的档案整理服务流 程,从接收移交案 卷到分类整理,再到装订归档 ,最后入库上架,规定了 每个步骤的具体操作规范,制定了严谨的整理流程和岗位责任制。

       同时,公司还结合实际,并根据各行业领域不同种类的案卷类型制定了各类档案 的整理标准及规范,广泛的服务于各政府机关和企事业。单位,为用户提供优质的整理服务


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(2)档案数字化加工

       档案数字化加工服务是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息进行存储,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,提供资源共享、档案利用等功能。


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3、档案数字化管理系统建设

(1)生产流程按需自定义

       信息化生产的流程可以根据不同项目的个性化要求,进行区别化的定制,以满足不同项目的加工需求。生产流程定义完毕后,生产步骤中系统进行自动化推进,无需管理人员干预,生产过程就可以高效、规范、协调的自行开展下夫。

(2)完善的实体档案管理

       详细登记和管理客户交接的每份实体档案,在生产过程中自动记录实体档案的使用情况并形成台帐信息,保证实体档案在加工过程中责任到人,防止实体档案丢失,有效保证实体档案的安全,并保证能够快速方便的定位实体档案。

(3)完备的数据统一存储和备份

       信息化生产成果由人员管理转为系统管理,提高数据安全性。信息化生产成果统一保存在服务器上,以避免因病毒等因素引起的数据丢失,并且系统定时进行数据的异地、增量备份操作,以避免服务器瘫痪、硬盘损坏等突发问题导致的经济损失。

(4)严谨的加工数据质检

       强大的信息化成产成果质检功能,可以对图像数据和录入条目数据进行自动检查。能根据设置的检查规范智能化识别加工数据是否符合加工标准要求。

(5)规范的用户信息认证

       系统对生产人员进行统一身份认证,严格控制非法人员和离职人员接触加工数据。提升数字化加工的管理规范,有效保证加工数据的安全。


4、档案业务咨询服务

       我司拥有一批专业的业务咨询团队,结合多年的实践经验,为用户提供全过程的档案信息化咨询服务,主要内容包括:档案工作制度体系建设、电子文件归档与电子档案管理相关标准规范制定、数字档案室升级改造测评、档案课题研究等,有效解决目前档案管理工作中存在的管理规范不合理、管理成本高、档案利用不方便、安全监控不达标等问题,实现档案管理工作的现代化、标准化的规范化。